خطوات فعالة لتنجز أكثر في وقت أقل
داليا محمد شافع | Dalia mohamed shafee
01/08/2023 القراءات: 685
ابتعد عن المقاطعات الشخصية عندما تؤدى عملك يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة يمكن أن تعيق المقاطعات نجاحك لذا لا تدعها تحدث استخدم وسائل عدم الإزعاج وإن كنت مضطراً ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الآخرون أو غير أوقاتك لتكون فى قمة نشاطك حيث لا يكون وقت الذروة عند الآخرين
تعلم أن تتجاهل المهام التى لا تؤدى لنتائج فما أسهل أن تشغل نفسك بعمل أقل أهمية إن كانت الخطوة غير هامة اليوم، فلا تضيع وقتك بها، كلما ابتعدت عن المهام الأقل إنتاجاً، كلما كنت منتجاً .
الغ أى سفر غير ضرورى استخدام الهاتف أو الفاكس أو البريد الإلكترونى للتعامل مع قضايا اليوم الهامة تجنب الزيارات الشخصية لتوفير المزيد من الوقت ورفع معدل الإنتاج .
سجل أفكارك ثم حرر الكلمات إلى صيغة ملائمة فهذه طريقة سهلة للتعبير عن أفكارك، دون عناء محاولة الكتابة المنمقة الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر، ولكن التحدث أسهل طالما أنه ليس أمام جمهور وغالباً تكون الكتابة أكثر فاعلية إذا كانت بغرض الاتصال بين شخصين .
ضع مواعيد نهائية يومية سواء قبلتها أم لا، فالمواعيد النهائية تزيد من معدل الإنتاج كلما اقتربنا من الموعد النهائى لإتمام العمل، كلما بذلنا ما فى وسعنا لإنهائه، تعمل المواعيد النهائية كقوة دفع هامة لزيادة إنتاجك كلما التزمت بها .
قف أثناء تحدثك بالهاتف فالوقوف يجعلك تتحدث فى الموضوع مباشرة وبسرعة وتكون المكالمة مثمرة من السهل أن تجلس جلسة قصيرة ومريحة جداً وعندها ستطول المكالمة .
جمع عدد من المهام المتشابهة الصغيرة وقم بها فى نفس الوقت رد على كل المكالمات الهاتفية التى تتعلق بموضوع واحد فى اليوم ويفضل القيام بذلك بعد الانتهاء من جدول الأعمال اليومى . إتمام عدد من المهام الصغيرة يكون أسهل فى وسط زحام العمل حيث يساعدك دعم جهودك على الاستفادة القصوى من وقتك جمع المهام الصغيرة معاً مثل الأعمال المصرفية والبريد والتسليم والتسلم أو تجديد قاعدة البيانات والرد على البريد الإلكترونى عندما تجبر على الانتقال من نشاط لآخر والعودة مرة أخرى، فإنك تستهلك الوقت فى محاولة إعادة التركيز والاندماج . أدر الاجتماعات بكفاءة أعلن مسبقاً عن موعد الاجتماع والتزم به أغلق الباب لتبدأ الاجتماع . لا تحرج ممن يأتى متأخراً فلتكن معروفاً بأنك ملتزم تماماً بمواعيد الاجتماعات, وسرعان ما سيتفهم العاملون أنك رجل أعمال جاد وعندها ستصبح الاجتماعات مثمرة حدد الاجتماعات فى أوقات غير تقليدية من اليوم مما يساعد على الالتزام بدقة المواعيد .
تحدى نفسك حاول دائماً أن تتفوق على نفسك ركز تفكيرك لإيجاد وسيلة أكثر كفاءة لأداء نفس المهمة المكلف بها وبتحويلها للعبة، فإنك تحول حتى أكثر المهام بساطه لإثارة ومرح.
أكتب قائمة مهامك على صفحة واحدة كبيرة أكتب كل المهام، دون الاهتمام بالتسلسل المناسب . بعد تسجيل كل المهام، حلل 3 مجموعات مختلفة من المهام ( أ، ب، ج ) بمجرد تقسيمهم، يمكنك إعادة ترتيبهم بالتسلسل الصحيح بسهولة فى مخططك اليومى وبهذه الطريقة، ستتعرف فى بداية العمل كل يوم، على المهام الصعبة التى ستواجهك .
جمع كل سجلاتك الهامة معاً احتفظ معك بخطة مهام ليوم واحد فقط ومن الأفضل أن تكون قائمة المهام جزء من جدول أعمالك احتفظ بالملفات الدائمة وتجنب وضع الملاحظات على الأظرف أو قصاصات الورق الصغيرة واستخدم ملف خططك لتدوين كل الملاحظات محاولة استخدام أكثر من خطة تزيد من فرصة نقص الإنتاج كما أنك بنقل البيانات تخاطر بفقد عنصر أو خطوة هامة .
فى كل الاتصالات الهاتفية أدخل إلى الموضوع مباشرة تجنب الثرثرة المضيعة للوقت أجعل رسالتك مختصرة ومفيدة بقدر الإمكان أدخل فى لب الموضوع قدر وأحترم وقت الآخرين وسيعاملونك بالمثل .
أنشئ سجلات إلكترونية لواجباتك ومسئولياتك كذلك أعمل مسودة على الورق، وبالتالى سيكون عندك مرجع لمنع أى ضياع للمعلومات .
فلتكن منجزاً وكافئ نفسك بالمدح الجميل الحياة فى كثير من الأمور، لعبة ذكاء أحياناً نقوم مع أنفسنا ببعض الخدع والألعاب الصغيرة والتى يمكن أن تحفز مستويات جديدة من الإنتاج والإنجاز، تشجيع نفسك بكلمات إيجابية قليلة كتحية لإنجازك يساعدك على إنجاز المزيد أضف حوافز للتشجيع على بذل المزيد من الجهد اقطع وعداً لنفسك أو لفريق عملك، بعمل شئ ممتع حقاً، إذا وصلت للهدف فى وقت قياسى .
احتفظ بخطتك الاحتفاظ بسجل مرئى لتقدمك فى إنجاز مشروعك الصعب يمكن أن يدفعك لإنجاز أكبر استخدم خطتك كقائمة مراجعة واشطب كل مهمة يتم إنجازها مما يساعدك على الاستمرار ويبقيك متحفزاً ويعطيك برهان مرئى لإنجازك
ليس من الضرورى البدء بتنفيذ أول نقطة أحياناً يكون من الأفضل البدء بأى نقطة فى المشروع محاولة التمسك بالبداية تطبيقاً لما تعلمته، قد يكون ذو نتيجة عكسية فإن كانت البداية صعبة، ابتعد عنها وانتقل مباشرة إلى ما يمكنك القيام به اختر المهمة الأسهل، وقم بها أولاً وبعدها يصبح إنجاز المهام التالية أسهل .
قم بنوع من الإجراء المنتج فوراً أعلم أن قمة قوتك فى هذه اللحظة، الآن لا شئ أهم من اللحظة الحالية لا فى الماضى ولا المستقبل بلا أدنى شك، الوقت الوحيد الذى تعتمد عليه هى لحظات يومك الحالى لا تهدرهم.
هئ الأشياء التى توفر من بذل الجهد قم بتجهيز المستندات التى استعملتها سابقاً لإنجاز مهام مماثلة الملخصات وجداول الأعمال والاجتماعات والاستفتاءات والطلبات المدونة، كل هذه أمثلة بسيطة للمستندات التى غالباً ما تستخدم .
كن رقيباً على نفسك، فى الأيام التى تحاول فيها التخلص من النقاط الهامة، أحكم نفسك وعدل منهجك اسهل وسيلة لتطوير الحافز الذاتى هى أن تحتفظ برؤية واضحة لهدفك طوال الوقت . الهدف هو سبب فعل ما تفعله الآن تذكر الهدف دائماً، شئ تسعى لإنجازه، لكى يعطيك الوقود اللازم لتخطى الصعوبات .
خطوات فعالة إنجاز أكثر وقت أقل
يجب تسجيل الدخول للمشاركة في اثراء الموضوع
مواضيع لنفس المؤلف
مواضيع ذات صلة