مدونة د. مريم علي صالح العامري
أهمية الوقت في الإدارة الشاملة ج5
د. مريم علي صالح العامري | marum ali shalh alamiri
17/05/2020 القراءات: 3755
تابع ج4
ينصح به أيضًا مما هو متعلق بموضوع المراسلات وعرض المعاملات والجواب عليها والتعامل معها، بشكل فاعل وسريع ومنتظم، هو أن يخصص المدير الأول لكل مدير إدارة أو قسم، نصف ساعة في اليوم، تكون ثابتة ومعلنة، وفيها تتم مناقشة جميع المواضيع التي تحتاج إلى قرار وتوجيه معين أو إلى نقاش والمتعلقة بقسم ذلك المدير، بما فيها مسائل ومواضيع التخطيط والتطوير وعلاج المشاكل والجواب على المراسلات وتوقيع الخطابات الهامة، وغيرها. وبافتراض أن هناك مديرين مرؤوسين بين أربعة وسبعة كحد أقصى، حسب ماورد في فصل «الهيكل التنظيمي»، فإنه يعني وضع مابين ساعتين إلى ثلاث ساعات ونصف كل يوم كحد أقصى للاجتماعات اليومية مع المديرين للأغراض المنوه بها آنفًا، وربما يومًا بعد يوم، وفي كل الأحوال تكون هذه الاجتماعات العملية بعد الساعة الهادئة. وهذا من أدوات الاتصال المهمة بين المديرين والمدير الأول، وكذلك من أدوات حفظ الوقت وتسريع الإنجازات، وهي مريحة ومفيدة جدًا للطرفين، ويمكن أن تكون ثلاث مرات إلى مرتين في الأسبوع بدلًا من أن تكون يومية، ولكن تكون أطول وقتًا، بحدود 40 دقيقة.
- كيف توزع جداول الأعمال على فريق العمل؟
عندما يكون هناك مشروع (Project) إنشائي أو تنظيمي أو دراسي أو بحثي أو آلي (أي صناعة أو تطوير برنامج شامل في الحاسب الآلي) أو استقصائي لموضوع معين أو لمشكلة معقدة أو لحادثة طارئة كبيرة، أو مجموعة مشاريع مع بعضها لمشروع رئيسي، أو مشروع عقاري، أو حتى بناء منزل شخصي، أو أي مشروع، وتتعدد فيه الأعمال والمهام وتكثر ولا يستطيع شخص واحد القيام بها؛ فإنه لابد من تكوين فريق عمل وله رئيس أو تكليف مدير للمشروع ومعه فريق. ومن الضروري قيام مدير المشروع أو رئيس الفريق بجدولة جميع مايراد إنجازه أو عمله أو توريده بالتفصيل، ثم توزيعه على شكل جداول مهام على أعضاء الفريق المتوفر معه، مع اشتراكه هو بمهام عديدة. ثم يقوم بتوزيع هذه الجدوال على أعضاء الفريق مع اسم الشخص في أعلى كل جدول، ويحتفظ هو بنسخة من جداولهم، ويتابع سير الإنجاز أولًا بأول مع كل واحد منهم على ضوء صورة الجدول الذي معه. كما يعمل جداول أعمال للأقسام أو المسؤولين الذين هم خارج الفريق ممن هم معنيون مثلًا بتوفير مبالغ مالية أو تقديم خدمات مساندة معينة في أي مرحلة من المراحل، مع الإشارة إليها في جدول العضو المعني المسؤول عن متابعة اسم وتنسيق هذه الأمور المرتبطة بإنجاز المهمة المعينة التي عنده. هذا، ويحتوي الجدول على اسم المهمة أو الواجب وتاريخ البدء بها والتاريخ المتوقع للانتهاء منها، ثم توقيع رئيس الفريق أو مدير المشروع على ذلك في آخر عمود أمام الواجب المنتهي أو المنجز. ويحسن أن تكون جداول الأعمال هذه قد تم وضعها على الحاسوب ليسهل تحديثها ومتابعتها بشكل أدق وأسرع من قبل رئيس الفريق أو مدير المشروع.
وهذا مفيد وفاعل جدًا ويسرع الإنجاز ويريح الأعصاب ويضبط ويركز الأمور، ويمنع تشتت بعض المهام والأعمال وضياع المسؤولية فيها، ويساهم مساهمة أكيدة في الاستفادة المثلى من الوقت المتاح وحسن تنظيمه، وفي تحقيق أداء وتنفيذ مختلف المهام والأعمال بشكل متزامن وليس متتابعًا، وبالتالي إنجاز المشروع أو المشاريع أو المهمات بشكل منظم ودقيق وسلس وسريع وبحسب ماخطط له. مع أهمية أن يقوم مدير المشروع أو رئيس الفريق بالمراجعة شبه اليومية للمهام المدونة في الجدول، وربما أضاف إليها شيئًا قد نسي أو استجد، وربما نقل المهمة من عضو أو مسؤول وأضافها إلى آخر وربما حذفها نهائيًا، وذلك بحسب متطلبات وتطورات العمل في المشروع.
- كن جاهزًا لاغتنام الفرص
المؤمن كيس فطن ولا يضيع الفرص والإمكانيات المادية أو المعنوية المتنوعة التي قد تتاح له وللمنظمة في أي وقت، فيحسن استغلالها ويعظم الاستفادة منها لصالح مصالح وأهداف المنظمة العليا ووفقًا لقيمها الثابتة، وخاصة استثمار أوقات الفراغ وحالات النشاط والفرص المتاحة في السوق وأي ظروف مكانية أو زمانية أو معنوية مواتية لنفع منظمته ونفسه والعاملين معه ماديًا ومعنويًا. وما أعظم حديث النبي صلى الله عليه وسلم في الحث على اغتنام الوقت، وعلى تعظيم الاستفادة من مختلف الأوضاع والأحوال قبل حصول أضدادها، والتي ثلاث منها ذات علاقة أساسية بالوقت، حيث يقول: «اغتنم خمسًا قبل خمس، شبابك قبل هرمك، وصحتك قبل سقمك، وغناك قبل فقرك، وفراغك قبل شغلك، وحياتك قبل موتك».أخرجه الحاكم.
ويقول الرسول الكريم صلى الله عليه وسلم: «الكيس من دان نفسه وعمل لما بعد الموت والعاجز من أتبع نفسه هواها وتمنى على الله». أخرجه الترمذي وابن ماجه وأحمد، وقال صلى الله عليه وسلم: «احرص على ما ينفعك واستعن بالله ولا تعجز» رواه مسلم.
قال الشاعر:
(وعاجز الرأي مضياع لفرصته
حتى إذا فات أمر عاتب القدر)
أهمية الوقت في الإدارة الشاملة
يجب تسجيل الدخول للمشاركة في اثراء الموضوع
مواضيع لنفس المؤلف
مواضيع ذات صلة