مفهوم وتعريف الأرشيف الألكتروني اعداد : سعدالله نوري بيرداود
سعدالله نوري بيرداود | Saadllah Noori Pirdawood
19/06/2020 القراءات: 15365
إن الأرشفة هي من أكبر التحديات التي تواجهها المنشآت، وخاصة تلك التي لها تاريخ ولديها كذلك العديد من التعاملات الداخلية والخارجية، فإن ازدياد حجم المعاملات الورقية يشكل عبئاً كبيراً وتكاليف باهظة، بالإضافة إلى المجهود الذي يبذله المعنيون في حفظ وتصنيف وفهرسة واسترجاع الوثائق.. لذا فإنه كان لابدّ من الأرشفة الإلكترونية لما تجعل المنشأة في غنى عن الكثير من المشاكل والتحديات.. إن أهمية الأرشفة الإلكترونية تكمن في أنها تعتبر حصناً للمنشآت من الكوارث الطبيعية كالحرائق والفيضانات والسيول والزلازل والأمطار وغير ذلك، كما أنها تعتبر بمثابة تأمين من السرقة والضياع والتلف الذي يمكن أن يطرأ على أي وثيقة من الوثائق يمكن أن تكلف المنشأة الكثير من المال.. إضافة إلى ذلك فإن الأرشفة الإلكترونية يمكنها أن توفر المال الكثير على المنشآت لأن توفر المساحات اللازمة للتخزين وأجور الموظفين الذين يعملون على الأرشفة وتكلفة الجهد والوقت في استرجاع الوثائق وتجنب أي تعطيل في العمل نتيجة التأخير في الوصول إلى الوثائق المختلفة وهناك بعض المنشآت تستأجر الأماكن الخاصة للتخزين وكذلك تكلفة الأجهزة والمعدات والأدوات المختلفة التي يتم استخدامها في تلك المنشآت مثل الكاميرات والرافعات مثلا وكذلك تكلفة شراء الأرفف الخاصة والمجلدات والمبالغ الضخمة للتأمين على الحوادث والسرقات، إن برامج الأرشفة الإلكترونية هي الحلّ الأمثل للتخلص من كل تلك المتاعب وبدأ مصطلح الأرشيف الإلكترونىElectronic Archive يطرح فى الإنتاج الفكرى المتخصص منذ بداية الثمانينات من القرن العشرين للإشارة إلى المؤسسات الارشيفية التى تستخدم الأنظمة الآلية فى إنتاج وتنظيم وإتاحة الوثائق الالكترونية ، ومنذ ذلك التاريخ طرحت العديد من التعريفات للمصطلح ، ولأغراض هذه الدراسة يمكن طرح التعريف التالى للأرشيف الإلكترونى : هو ذلك الأرشيف الذي يتكون من مجموعة وثائق إلكترونية ، سواء المنتجة أصلاً في شكل قابل للقراءة الآلية أو التي تم تحويلها إلى الشكل الإلكترونى ، وتجري عمليات ضبطها واتاحتها باستخدام نظام آلي ، ويمكن الوصول إليها عن طريق شبكة حاسبات سواء كانت محلية أو موسعة أو عبر شبكة الإنترنت . أما مصطلح الارشفة الالكترونية فإنه يشير إلى عمليات جمع الوثائق وانتاجها وضبطها وحفظها آلياً
نشأة وتطور الأرشفة الإلكترونية:
مرت الأرشفة الإلكترونية بثلاث مراحل
المرحلة الأولى: قبل الثمانينات من القرن الماضي ظهرت تقنية الأرشفة الإلكترونية وكان الأمر يتعلق بأرشفة الوثـائق شـبه النشطة فقط والتي وجب حفظها لأهميتها من الإتلاف وخاصة منها الوثائق العسكرية. ·
المرحلة الثانية: تطور هذا المفهوم ولم تعد عملية المسح والتحول إلى وثيقة رقمية تقتصر علـى الوثـائق شـبه النـشطة أو الوسيطة فقط، بل أيضا الوثائق النشطة (الجارية والنهائية أو التاريخية) وتحولـت التـسمية مـن الأرشـفة الإلكترونية إلى التصرف الالكتروني في الوثائق. ·
المرحلة الثالثة: منذ سنة 1994ومع ظهور الملفات الوثائقية الإعلامية والتسجيلات الإلكترونية أصبحت هذه التسجيلات وهذه الملفات الإعلامية الإلكترونية تعالج كغيرها من الوثائق، وبالتالي تحولت التسمية إلى "التصرف الإلكترونـي في الوثائق والمعلومات" حيث ظهرت تقنيات تحويل الملفات .../xlm/xls/doc (إلـى وثـائق مـصورة أو رقمية عبر الطابعة الافتراضية print virtual لتتحـول الوثيقـة مـن تنـسيقها الأصـلي إلـى التنـسيق القياسيPDF ،إضافة إلى ظهور تقنية التعرف الضوئي على الحروف OCR Optical Recognizing Character وهذه التقنية من شأنها أن تحول الوثيقة مـن صـورة رقميـة إلـى نصوص يمكن تغييرها والتعامل مع محتواها وشكله
مميزات الأرشيف الالكترونى وفوائده:
يمكن تحديد اهم ماتصبو اليه الأرشفة الألكترونية من مميزات بالتالي:
1- الحفاظ على الوثائق النادرة من التلف دون حجب الوصول إليها من قبل الراغبين فى دراستها
2- سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الألكترونية والسرعة فى الاسترجاع والأستدعاء الوثائق والملفات المطلوبة بأستخدام طرق ووسائل برمجية متععدة البحث مع الأمكانية المتطورة في عملية البحث .
3- توفير مكان الحفظ حيث لايحتاج الأرشيف الإلكترونى إلا إلى حيز صغير.
4. تقديم عمليات فنية وخدمات منظمة ومبسطة وبفاعلية اكثر. (1)
5- المرونة الفائقة فى التعامل مع النظم الالكترونية ومراقبة الوثائق وتحولاتها ومتابعة تطورها داخل المؤسسة (Workflow)..
6- تتمتع نظم الأرشفة الإلكترونية بنظام سرية كامل يؤمن حقوق التشغيل وتداول الوثائق والبيانات
7. الربط بين البيانات فى أكثر من قاعدة معلومات سواء فى داخل المؤسسة او خارجها أي ربط أجزاء المؤسسة مهما تباعدت.
8- إمكانية تخزين الوثائق ذات الأحجام المختلفة فى نفس الموقع لاسيما الرسومات الهندسية وكذالك امكانية الحذف والأضافة للوثائق المتكررة والمفقودة. (2)
9- سرعة تحديث البيانات والملفات والسرعة في تقديم الخدمة للمستفيدين.
10- يمكن استخدام برامج الكترونية تتيح للاشخاص الأطلاع على الوثائق والمعلومات لأكثر من شخص وبنفس الوقت كما هو الحال في المكتبة الألكترونية (قيد الأنشاء ) المستخدمة في قسم المعلومات
11- توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الوثائق الاصلية لأي تلف نتيجة تعرضها للعوامل البيئية والجوية المختلفة او الحرائق او السرقة او الضياع اوغيرها حيث ننصح بان تكون النسخ الاضافية (الالكترونية ) بعيدة عن الموقع الذي توجد فيه النسخة الأصلية تلافياً للحالات التي تم ذكرها آنفاً.
12- تعدد نقاط الوصول للوثائق المحفوظة إلكترونياً (بالرقم، بالموضوع، إسم المرسل أو المرسل إليه، كلمات مفتاحية للوثيقة، التاريخ ...الخ).
13- التقليل من التكاليف في الورق والجهد والوقت في عمليات الطباعة والاستنساخ اثناء تداولها وهذا يحد من الأخطاء ومشاكل الفقدان والتلف للوثائق .
الارشيفالالكتروني
يجب تسجيل الدخول للمشاركة في اثراء الموضوع