عنوان المقالة:المعالجة الفنية للوثائق في قسم المعلومات في دائرة الإعلام : دراسة تطبيقية تطويرية The Technical Processing For the Documents in the Information Department in the Information Directorate : Application Development Study
تهدف الدراسة إلى التعريف بإسلوب المعالجة الفنية المتّبعة في قسم المعلومات في دائرة الإعلام، وكيفية إنجاز تلك المعالجة على الوثائق المتنوعة المتوفرة فيه، وقد تمّ عرض الأساليب المثالية لإنجازها في الأقسام المناظرة من خلال أدبيات الموضوع، والتعريف بالوثائق المتوفرة في القسم وإستعراض كافة العمليات والمعالجات التي تجرى عليها من لحظة إختيارها أو وصولها إلى القسم، وحتى خزنها وإسترجاعها، ومن ثم تمّ إعداد نظام جديد للقسم جرى فيه عرض كافة الأساليب التي أستخدمها الباحث لمعالجة مجموعة الوثائق التي دخلت ضمن عينة الدراسة والبالغة ( 500 ) وثيقة متنوعة من حيث أشكالها ومواضيعها ضمت وثائق صدرت ( أو حررت ) في الأعوام 1993 – 2002، فضلاً عن مجموعةٍ من وثائق وحدة المكتبة، حيث تمّ إجراء المعالجة الفنية المناسبة لها من فهـرسةٍ وتصنيفٍ وإستخلاصٍ وتكشيفٍ وغيرها من العمليات، ومن ثـم جـرى عرض النظام اليدوي المقترح لخزن وإسترجاع الوثائق في القسم، والنظام المحوسب الجديد والذي تمّ إعداده وفق نظام ( CDS/ISIS ).
وقد توصلت الدراسة إلى مجموعةٍ من النتائج منها :
1. ما يخص القسم عامةً كضعف إهتمام المسؤولين والجهات العليا في الدائرة به، وإنعزاله عن الأقسام الأخرى في الدائرة والأقسام المناظرة له داخل الوزارة وخارجها.
2. ما يخص ملاك القسم كغياب الملاك المتخصص والمؤهل في مجال المعلومات والمكتبات، وضعف وندرة الدورات التدريبية المتخصصة والمتطورة التي توفر للموظفين.
3. ما يخص وثائق القسم كضعف مجموعته من الوثائق كمّـاً ونوعاً، والقيود المفروضة على عدد كبيرِ منها والتي تحول دون وصول المستفيدين للكثير منها.
4. ما يخص المعالجة الفنية كندرة عمليات الإختيار والتزويد، وغياب إستخدام نظام دقيق لفهرسة الوثائق المتنوعة فيه، والإعتماد على نظام تصنيف مبسط ينظم الوثائق حسب توزيعاتها الجغرافية فحسب، وغياب إجراء عمليات التكشيف والإستخلاص للوثائق المتنوعة، و ضعف نظام الخزن والإسترجاع التقليدي والمحوسب، وإنحسار إجراء عمليات الجرد والتنقية والإستبعاد المنظمة، وتأخر دخول خدمة شبكة الإنترنت وعدم إستثمار خدماتها وإمكانياتها.
وقد توصلت الدراسة إلى مجموعةٍ من التوصيات الخاصة بالقسم منها ضرورة تعريف المسؤولين وأصحاب القرار في الدائرة بأهميته ودوره في إنجاز الأعمال والمهام المتنوعة للموظفين والأقسام المختلفة، وتفعيل علاقته بالأقسام الأخرى في الدائرة والمناظرة له داخل الوزارة وخارجها، والسعي لإستقطاب الملاكات المتخصصة والمؤهلة في مجال المعلومات والمكتبات، وتوفير الدورات التدريبية الحديثة والمتخصصة في مجال المعلومات للملاك العامل فيه، والسعي لتطوير وتوسيع حجم مجموعة الوثائق كماً ونوعاً، ووضع خطة وسياسة علمية مدروسة لأداء عمليات الإختيار والتزويد، وضرورة إستخدام نظام دقيق ومنظم لفهرسة الوثائق المتنوعة فيه، والإعتماد على نظامين للتصنيف هما التصنيف العربي للمعلومات الصحفية وتصنيف ديوي العشري لتصنيف وثائقه المتنوعة، وضرورة إجراء عمليات التكشيف والإستخلاص المناسبة لكل منها، و إعتماد النظام المحوسب الذي جاءت به الدراسة وفق نظام (CDS/ISIS )، والإهتمام بإجراء عمليات الجرد والتنقية والإستبعاد المنظمة، والسعي لربط نظام المعلومات المحوسب في القسم بالأقسام الأخرى في الدائرة من خلال شبكة محلية، والسعي لإستثمار خدمات وإمكانيات شبكة الإنترنت لتطوير خدماته وإجراءاته المختلفة.
وتوصياتٍ عامةٍ كتوحيد تسمية هذه الأقسام بـ ( أقسام المعلومات الصحفية ) وتجنب تسميتها بـ ( أقسام الأرشيف )، وتجنب تسمية القصاصات بمصطلح ( القصاصات الصحفية )، وإستخدام مصطلح ( القصاصات ) فقط للإشارة إليها، وإستثمار إمكانيات اللغة الطبيعية الحرة في بناء قوائم المفردات والمصطلحات العامة والمتخصصة من خلال إستخدام إحالة ( أنظر أيضاً ) للإشارة إلى المفردات المرادفة، والتي يمكن أن تستثمر بصورةٍ أوسع من خلال المصادر الإلكترونية وشبكات المعلومات المبنية على الحاسوب المحلية منها أو الواسعة النطاق، وحتى شبكة الإنترنت.
الملخص الانجليزي
This study aimed to define the documents available in the department of the directorate of information. All operations and processes are reviewed from the selection up to the storage and retrieval of the documents.
A new system is presented in which the researcher reviewed all techniques used to process a sample of (500) documents, including some from the library (for the period 1993-2002) this sample is catalogued, classified, abstracted, indexed, stored and retrieved according to the new system by using the CDS/ISIS.
The results of the study are :-
1- Ignorance of this department.
2- Absence of specialized employers and lack of training courses.
3- Lack of selection and acquisition operations cataloging rules, indexing and abstracting. A simple classification scheme is used is used where the documents are arranged geographically only. Poor system of traditional storage and retrieval. Delay in subscription to the Internet, and investment of its services and abilities the study suggested the following:-
About the department such as the decision makers should be acquainted with the importance of this department, try to recruit specialized persons in library and information science, hold specialized training courses, develop and enlarge the quantity and quality of documents, set up new plan for selection and acquisition, use anew system for cataloging, use the Arabic Classification System for Press Information and Dewey Decimal Classification, apply the roles of indexing and abstracting for each document, use the computerized system in the study per si according to the CDS/ISIS, to weed and do the inventory regularly, connected the computerized system with other departments in the directorate through a local area net work, try to invest the internet services.
Finally a general suggestion that is to unify the name of these department and avoid the term (archives), press clipping; instead use term clipping only.
المكتبات ; المعلوامات ; المعالجة الفنية ; الاعلام ; العراق ; الوثائق ; خدمات المعلومات ; نظم المعلومات ;عبداللطيف هاشم خيري ; Abdulateef Hashim Khairi ; Iraq; Library
د. عبداللطيف هاشم خيري | Dr. Abdulateef Hashim Khairi | 11589