مدونة الأستاذ الدكتور أحمد السيد عمر
قيادة المشروع باحترافية ومهنية
الأستاذ الدكتور/ أحمد عبدالرزاق سيدعمر | Prof. Dr. Ahmad Alsayed Omar
28/05/2023 القراءات: 1423
قيادة مشروعك باحترافية ومهنية
مبادئ إدارة المشاريع هي مبادئ جوهرية، يجب تعلمها ودراستها وتدربها
عندما تقوم بالتخطيط لعطلتك او رحلتك أو لإطلاق منتجٍ جديدٍ في عالم الأعمال، فأنت تشارك في بدءِ مشروعٍ ما والتخطيط له.
ما هو المشروع بالضَّبط؟ المشروع: هو عبارة عن مجموعة مؤقتة من الأنشطة المصمّمة لإنتاج منتجٍ أو خدمةٍ فريدة من نوعها.
المشروع هنا مقيّد بزمن، أي له تاريخ بداية وتاريخ نهاية، وبالتالي لديه إطار وموارد محدّدة.
ويتميّز المشروع بأربعة عناصر أساسيَّة:
• إطار زمني محدَّد مع تاريخ البداية وتاريخ النهاية وإنجازات محدَّدة
• نهج قائم على حسن التنسيق للأحداث المترابطة وتتابُعها
• نتيجة مرجوّة مثل حدث هام أو جدول زمني أو هدف معيّن
• خصائص فريدة تعتمد على موارد المشروع ونطاقِه وبيئته
إنَّ إدارة المشاريع هي تطبيقٌ للمعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات في خلال أنشطة المشروع لتحقيق متطلباته. يتم تسليم المشروع في مراحل من إجراءات مشتركة في عملية إدارة المشاريع.
وتندرج إجراءات إدارة المشروع في خمس مجموعات هي:
1-التّأسيس وبدء المشروع والانطلاق
2-التخطيط
3-التنفيذ
4-الرّصد والمراقبة والتحكم والسيطرة
5-الإغلاق
وبالنسبة لمراحل المشروع، فهي تساعد مدير المشروع على ضمان تحقيق الإنجازات المتوخّاة في نهاية كل مرحلة وعلى إعداد أعضاء فريق المشروع بشكل صحيح للمرحلة المقبلة.
كمديرٍ للمشروع، تذكّر أن تبقى على استعدادٍ للتخطيط والإدارة والتنفيذ والمراقبة والدعم والقياس وتقديم التقارير والتواصل ومواجهة التحديات والمخاطر غير المخطط لها.
تأسيس المشروع والتّخطيط له
إذا أردت أن ينجح مشروعك، فعليك أن تبدأ بانطلاقةٍ جيّدة. حيث إنّ عدم وضوح أهداف المشروع الخاص بك يمكن أن يأخذ المشروع في اتجاهٍ مختلف ويخلق توقعات ومخاوف غير واقعية.
قبل البدء بالتَّخطيط والمتابعة وتقديم التقارير، عليك أن تتأكد من توافق الجميع عبر وثيقة واضحة الأهداف حول بدء المشروع. وتهدف هذه الوثيقة إلى تخطيط المشروع وتضمن إيضاح اتجاهه لجميع الأطراف المعنيّة.
وتشمل وثيقة بدء المشروع المعلومات اللّازمة لبدء مشروعك وإيصال المعلومات الأساسية لأصحاب المصلحة في المشروع.
تتضمّن وثيقة بدء المشروع غالبًا ما يلي: (تشارتر)
1. اسم المشروع
2. غاية المشروع والفوائد العائدة عنه
3. الأهداف المتوقعة
4. الإنجازات والنتائج
توفر وثيقة بدء المشروع(شارتر) ما يلي:
• تعرّف المشروع ونطاقه
• تبرر المشروع
• تؤمّن تمويل المشروع، إذا لزم الأمر
• تحدّد أدوار المشاركين في المشروع ومسؤوليّاتهم
• توفّر المعلومات اللّازمة لزيادة إنتاجية المشاركين وفعاليّتهم عبر صياغة وثيقة بدء المشروع، تقوم بالإجابة على الأسئلة التالية: ماذا؟ لماذا؟ من؟ كيف؟ متى؟
وضع خطة المشروع الخاص بك
بعد صياغة وثيقة بدء المشروع، تصبح على استعداد لوضع خطة المشروع التي هي خارطة طريق للمشروع. لوضع خطة المشروع سوف تحتاج إلى ما يلي:
• تقويمات المشروع وتقويماتك الشّخصية على مستوى أيام العمل والنّوبات وتوافر الموارد
• وصف نطاق المشروع لتحديد تواريخ البدء والانتهاء الرئيسية والافتراضات الرئيسية وراء هذه الخطة، والصعوبات والقيود الرئيسية
• توقعات أصحاب المصلحة للمساعدة في تحديد معالم المشروع
• مخاطر المشروع للتأكد من توافر الوقت لمعالجة المخاطر التي تمّ تحديدها
• قوائم الأنشطة والاحتياجات من الموارد اللاّزمة لتحديد ما إذا كانت هناك عوائق أخرى يجب مراعاتها عند وضع الجدول الزمني
يتمحور دور خطة المشروع حول:
• قيادة عمليّة تنفيذ المشروع ومراقبته
• توثيق افتراضات التّخطيط وقراراته
• تسهيل التواصل بين أصحاب المصلحة
• توثيق النّطاق المعتمد والتّكلفة والخطوط الأساسية للجدول الزّمني
إنشاء خطة المشروع باستخدام:
• مخطَّط جانت (Gantt) هو نوع من التخطيط الشريطي يوضح جميع المهام المتعلّقة بالمشروع بالإضافة إلى ترتيبها في جدولٍ زمني بصري. وهذا يعطي لمحة عامة فورية عن المشروع والمهام المرتبطة به وموعد انتهائها.
• مخطط بيرت (PERT): هو مخطط شبكي يوضح التّرتيب التسلسلي لأعمال المشروع حيث لا يمكن البدء ببعض الأنشطة قبل استكمال غيرها
• ملف اكسل (Excel) بسيط
ما يجب إدراجه في خطة مشروعك
تعتبر خطة المشروع خارطة طريق في ادارة المشاريع حيث إنّها تخلق لغةً مشتركةً يمكن للأطراف المعنيَّة الرّجوع إليها للتأكد من أن المشروع يسير نحو الهدف المحدّد فيما يخص الوقت والنتائج والتكاليف.
تشمل خطة المشروع وتسمى (النواحي المعرفية لإدارة المشاريع)
1-إدارة نطاق المشروع:
المشروع (العمل المتوقع) والمنتج (الميزات والوظائف)
2-إدارة المتطلبات:
التوثيق والتحليل وتحديد الأولويات والاتفاق على المتطلبات ثم السيطرة على التغيير والتواصل مع الجهات المعنية
3-إدارة الجدول الزمني:
معالم المشروع والأنشطة والمواد المقدمة، وتواريخ البداية والنهاية المتوقعة
4-الإدارة المالية:
تفاصيل الاستثمار والميزانية
5-إدارة الجودة:
تخطيط الجودة ومراقبة الجودة وضمان الجودة وتحسين الجودة
6-إدارة الموارد:
الموارد المالية والأدوات والموارد البشرية والمهارات والموارد الإنتاجية، و/ أو تكنولوجيا المعلومات
7-إدارة أصحاب المصلحة:
تحديد علاقات إيجابية مع أصحاب المصلحة وإدارتها من خلال الإدارة المناسبة لتطلعاتهم والأهداف المتفق عليها
8-إدارة الاتصالات:
ما هي المعلومات المحتاجة في المشروع، ومن يحتاج أي معلومات، ومتى يجب أن تجهز المعلومات، و ما هو الشكل الذي يتم تسليمها فيه،
9-إدارة تغير المشروع:
تغيير التحكم بمعايير المشروع وأثرها عليه
10-إدارة المخاطر:
تحديد المخاطر وتقييمها وتحديد الأولويات
11-إدارة المشتريات:
إنشاء العلاقات وصيانتها وإغلاقها مع موردي السلع والخدمات اللازمة للمشروع
قيادة - المشروع - الاحترافية - المهنية
يجب تسجيل الدخول للمشاركة في اثراء الموضوع