المهارة الثالثة: تقطيع المهام
ذهب صالح مولود | deheb salah
06/04/2022 القراءات: 768
المهارة الثالثة: تقطيع المهام
إن التسويف، و شحن الوقت المحدد بمهام متعددة، مضر بالأشخاص حتى الأكثر إنتاجية منهم ، تجعلهم يتراوحون في نفس المكان ؛ ولهذا فان تقنية تقطيع المهام يمكن لمتعاطيها ان يسيطر على رزنامة مهامه وينجزها بإتقان ودون تاخير
ان لأشخاص الذين استطاعوا ان ينجزوا اعمالهم في أوقات قياسية، وزادت انتاجيتهم هم الذين يسيطرون على الزمن؛ لانهم رزنموا مشاريعهم ومهامهم في جداول عبر الزمن، فالسيطرة على الوقت من خلال الجدولة وتقسيمه إلى أجزاء وقطع يكون أكثر إنتاجية، والمنهجية المثلى والميسرة هي التي تكون عبر “تقطيع الوقت”..
مفهوم تقنية تقطيع الوقت: اطلق المختصون العديد من المحددات على هاته التقنية منها:
-“تجزئة الوقت”،
-“وقت المهمة الواحدة”،
وفي عبارة ادمجت العبارتين السابقتين تم تحديد هاته التقنية بما يلي: "طريقة من طرق إدارة الوقت، حيث تُخصص فترة زمنية بهدف إكمال مهمة معينة".
مثال توضيحي :، تخصص أوقاتً معينة على مدار اليوم للرد على إشعارات البريد الالكتروني والتواصل مع الآخرين، عوضا عن فحص الهاتف في كل لحظة يرد فيها بريد إلكترونيً أوإشعارً بإحدى برامج التواصل الاجتماعي، بهذا يتم تقسم اليوم إلى مجموعات زمنية مجدولة بمهام معينة،
هذا النوع من إدارة الوقت يمنح صاحب المهام المزيد من التحكم في يومه ويساعده في تحديد المهام التي لها الأولوية في الانجاز ، ويؤدي تقطيع الوقت الى تحسين التركيز وتجاوز التسويف، وفي نهاية اليوم يتوصل الى إنجازاتَ واقعية فعلية
استثمار تقنية تجزئة الوقت:
تسمح المهمة الواحدة من مشروع مقسم الى مراحل او مهام صغيرة، والمهام المشتركة تقسم الى ازمان؛ بتحديد وقت خاص للتاليف، ووقت للبريد، ووقت محدد للتواصل، ووقت للتبضع ووقت للإسرخاء، وذلك يكون بالتركيز على مهمة واحدة في كل مرة،
إن هذا النهج من شأنه أن يقلص الأخطاء، و يُطلق العنان للإبداع والاتقان، وذلك أنه يتم بذل كامل الطاقة والاهتمام على مهمة واحدة خلال فترة زمنية معينة،بما يساعد على صقلها وانجازها في الوقت المحدد.
مراحل تقطيع الوقت في الحياة اليومية: ثلاثة خطوات او مراحل تمكن من تفعيل تقنية تقطيع الوقف في الحياة اليومية:
المرحلة الأولى : قائمة مهام: توضع قائمة بالمهام التي يتطلب إنجازها خلال أسبوع، قائمة بجميع المشاريع العملية، بدءا بالألتزامات العائلية الى الأهداف الرياضية، والهدف من ذلك هو تضمين كل ما يلزم القيام به؛ كأوقات الصلاة والمكالمات الهاتفية والوجبات الغذائية، توضع على جدول، ثم تعلم أو تلون المواضيع التي لا تقبل التجزئة؛ وهي المهام التي يجب إتمامها مرة واحدة، كمشاريع العمل ومواعيد الأطباء وعيادة مريض وزيارة صديق.
المرحلة الثانية : تحديد الأوليات : يلي إعداد القائمة مباشرة ابراز المهام ذات الاكثر اهتماما خلال الأسبوع، ويتجنب تكثيف المهمات ويكتفى بعملين إلى ثلاثة أعمال في اليوم؛ ويكون الهدف هو احتيار مجاميع زمنية للقيام بالأولويات الملحة. كما ينبغي تخصيص الوقت المناسب للرد على رسائل البريد الإلكتروني وإعادة المكالمات الهاتفية وإلقاء نظرة على وسائل التواصل الاجتماعي من بين فترات اليوم .
المرحلة الثالثة: المخطط الزمني: ينجز مخطط يومي: وفق مجموع زمني يبين فيه؛ الوقت المتصرف فيه يوميًا، والمدة المخصصه لكل مهمة.
في البداية تعين الفترات الزمنية للروتين اليومي صباحا ومساءا؛ كأوقات الصلاة والوجبات الغذائية والرياضة البدنية والتنقل من وإلى العمل،
تشمل الخطة مخططا لتجزئة المهام اليومية في شكل مجاميع زمنية حيث يتم التركيز فيها على المهام والمشاريع ذات الأولوية،
والعامل في مؤسسة عليه أن يضع في الحسبان اجتماعات فريق العمل أوتدريبات منتظمة أو السفر خلال الاسبوع ، وعطلة نهاية الاسبوع يوضع لها مخطط خاص،
بعض الأشخاص يحتاجون إلى تجديد المخطط في كل أسبوع، وعندما تكون ببيئة العمل منظمة يمكنّ استخدام نفس المخطط لكل اسبوع.
ويستحسن ان يكون المخطط مرنا قابل للتحسين والتكيف مع الظروف والطوارئ.
سلبيات تعدد المهام:
الاعتقاد أنه بالإمكان القيام بمهام متعددة في ومن واحد وعلى نحوٍ متقن؛ اعتقاد خاطئ، فإن الدراسات أثبتت أن حوالي 2.5% فقط من الأشخاص الذين يإمكانهم القيام بمهام عدة في وقتٍ واحد بفاعلية جيدة، والبقية تخرج اعمالهم هزيلة وفي الغالب يعجزون عن اتمامها ويهملونها الى الابد، ويصابون بالاحباط مما يؤثر على حياتهم اليومية
أثبتت التجربة الواقعية أن القيام بعدة مهام في آن واحد؛ أي في الوقت ذاته، وقد أيدتها الدراسات التي توصلت في نتائجها الى أن الأشخاص الذين يحاولون القيام بعدة مهام في وقتٍ واحد يسهل تشتيتهم ويتسمون بضعف الإنتاجية وارتكاب الأخطاء المتكررة إضافة إلى أن نتائجهم هزيلة في اختبارات الاستدعاء.
إن الأعمال الأكثر فاعلية؛ هي التي تمنح الاهتمام الكامل وفي الفترة الزمنية المحددة وفق مخطط محكم، أما التنقل بين عدة مشروعات، قد يؤثر سلبًا على النتائج المحصلة ان كانت هناك نتائج. و أن محاولة القيام بأعمال متعددة في الوقت عينه، أو تقسيم الإنتباه، يكون له تأثير مباشر على أداء أسهل المهام، أي أنه كلما تزاحمت المهام، قل ما يمكن إنجازه والسبب واضح؛ وهو أن الأشخاص يفقدون القدرة على التركيز مما يؤدي الى تأخر المشاريع وتأخذ وقتا أطول مما ينبغي.
ويتمثل الحل الامثل في امتلاك تقنية تقطيع المهام والمعرفة ب-“تجزئة الوقت”، أو -“وقت المهمة الواحدة”،
ومن فوائد تقطيع المهام
1– تجعل الأعمال قابلة للإدارة .
2- تمنح الشخص القدرة على التحكم في يومه.
3- تمنح الشعور بالرضا.
4- التركيز على الانجاز في الوقت المحدد دون تسويف .
صالح ذهب جامعة الجزائر 1
المهارة؛ تقطيع المهام، المجاميع الزمنية؛ المهام المتعددة
يجب تسجيل الدخول للمشاركة في اثراء الموضوع
مواضيع لنفس المؤلف
تقنية تقطيع المهام تقضي على التسويف والمماطلة وتعود الانسان على انجاز المهام في وقتها المحدد وباتقان وحدوها بتقنية تجزئة الوقت او وقت المهمة الواحدة