مدونة د. مريم علي صالح العامري
أهمية الوقت في الإدارة الشاملة ج4
د. مريم علي صالح العامري | marum ali shalh alamiri
17/05/2020 القراءات: 2821
- تذكر.. بدون التركيز لا يمكن الإنجاز
عندما يكون هناك كتابة لاستراتيجية أو خطة عامة أو مقترح عام، أو إعداد للائحة أو لسياسات وإجراءات، أو تصميم لنموذج، أو تنظيم لأعمال إدارة معينة، أو مراجعة لبرنامج آلي، أو تقرير تفصيلي كبير، أو إعداد لرد على مسألة شائكة، أو نظر في دراسة مقترحة، أو معالجة لحادثة أو مشكلة طارئة، ونحو ذلك؛ فإنه بدون التركيز على هذه الأمور الكبيرة وتخصيص وقت لها فإنها لا يمكن إنجازها ضمن المعاملات والمهام والأعمال والمشاغل اليومية. وأفضل وسيلة ينصح بها المدير لإنهاء هذه الأمور وإنجازها بالشكل المرضي والمريح هو استقطاع ساعتين أو ثلاث ساعات مغلقة، مرة في الأسبوع أو في الأسبوعين بحسب الحاجة (قد تتداخل مع الساعة الهادئة) وتخصيص هذه الساعات للنظر في هذه الأمور وإنجازها، ويجب أن تقطع في هذه الساعات كافة الاتصالات المباشرة وغير المباشرة، وسيجد المدير أنه قد أنجز وأتم في ساعتين مالم يكن بالإمكان إنجازه وإتمامه خلال أيام العمل المزدحم بالكثير من الأعمال والمشاغل الأخرى، وهذا ينطبق على كل المواضيع التي ذكرت أمثلة لها أعلاه، وعلى كل موضوع كبير وطويل أو معقد أو استراتيجي يحتاج إلى تركيز وشحذ ذهني أو تمحيص دقيق، وعلى كل موضوع طويل بذاته كثير بأوراقه وأرقامه بحيث يستلزم وقتًا مركزًا لنقده ومراجعته.
ومما له صلة بموضوع التركيز فإنه يحصل أن يريد المدير إنجاز أو متابعة أمر هام أو طارئ أو الحصول على معلومة مهمة بشكل عاجل جدًا أو إعداد خطاب عاجل، ويريد هذه المعلومة أو إنجاز ومتابعة هذا الأمر أو إعداد الخطاب الآن، وفي مثل هذه الحالة فإنه ينصح بتكليف موظف معين - يفضل أن يكون المختص، أو مدير المكتب أو السكرتير أو أي موظف آخر يرى المدير أنه مناسب لهذه المهمة المفاجئة - ويخبر هذا الموظف أن يدع كل شيء في يده الآن جانبًا حتى يفرغ من إنجاز هذا الأمر، أو إحضار تلك المعلومة، أو إعداد وإرسال الخطاب، ثم يعود بعد ذلك لعمله المعتاد. وهذا أسلوب قيادي مفيد جدًا عندما يستخدم بشكل صحيح، بحيث يكون نادرًا واستثنائيًا، ويكون غير قيادي عندما يكون ديدنًا وعادة يومية مستمرة للمدير غير القيادي الذي كل شيء عنده عاجل جدًا ومهم جدًا ويجب إنجازه الآن وترك كل شيء جانبًا، وهكذا هو في كل موضوع ومعلومة وشأن ومعاملة، الأمر الذي قد يؤدي إلى توتر العاملين وإلى إرباكهم وتعطل أعمالهم الجوهرية الأخرى وفقدهم للتركيز والعمل المنظم، وقد يؤدي إلى كرههم للعمل وللمدير.
- ماهي الآلية لمتابعة الإحالات والطلبات؟
سبق الإشارة إلى هذه الآلية في فصل «الاتصال الفاعل» وأهميتها وفائدتها المجربة لحفظ الأوقات والجهود، وهي التي يضعها المدير القيادي لمتابعة توجيهاته وتعليماته وإحالاته، وهذه الآلية تختص بضمان سرعة التعامل مع التوجيه أو القرار أو الإحالة و الرد على الخطابات. ومثل هذه الآلية تحفز المديرين والعاملين على سرعة إنجاز الأعمال واستغلال الأوقات، بالإضافة إلى أنها مهمة لضمان عدم تعطيل الإنجاز والتطوير والعلاج الذي يسير فيه المدير القيادي. ويتم تنفيذ هذه الآلية من خلال تخصيص أو تكليف موظف معين لمتابعة المراسلات والشروحات والطلبات المحالة لمختلف الجهات والمديرين والموظفين والأشخاص؛ للتأكد من إنجازهم لما أحيل إليهم في حينه، ولا تتوقف المتابعة إلا بعد الانتهاء تمامًا من التعامل مع الإحالة أو إنجاز الطلب أو إعداد الجواب والرد وإغلاق الموضوع، وقد تكون بعض الإحالات والمراسلات والمواضيع لإكمال أو عمل اللازم وفق النظام الشامل، فهذه لا حاجة فيها للمتابعة من قبل هذا الموظف ويمكن أن يتم تصميم نموذج أو جدول أو برنامج آلي مناسب خاص بعملية المتابعة هذه، وقد تكون هذه المهمة جزءًا من أعمال السكرتير أو مدير المكتب أو الاتصالات الإدارية كل حسب موقعه، بدلًا من تخصيص موظف مستقل لها، وعلى كل حال فإن ذلك يعتمد على حجم العمل وتوزيعه داخل مكتب المدير.
يقول جوزيف شراوب: إن ملف المتابعة واحد من أقيم مقترحات إدارة الوقت.
-كيف تستعرض المعاملات؟
من الوسائل المفيدة لحفظ الوقت، التي تنم عن اتصال فاعل وراق، هي أنه عندما يريد المدير القيادي أن يعرض على رئيسه الأعلى منه المعاملات والمواضيع المهمة والمشاكل المعقدة والاستراتيجية أو التي تحتاج إلى تفاهم، في كل يوم أو كل أسبوع بحسب كثرتها وأهميتها وعجلتها وبحسب الترتيب الذي يتفق عليه مع رئيسه المباشر بهذا الخصوص، فإن أفضل وسيلة لحفظ الوقت هو أن يجمعها في ملف ولا يسلمها لرئيسه ولا يضعها في مكتب رئيسه، بل يحملها معه ويستعرضها واحدًا واحدًا مع رئيسه، ويتناقشان ويتفاهمان ثم يتفقان على أسلوب التعامل أو الرد. ويجب على هذا المدير قبل نقاشها وعرضها أن يقرأها ويستوعبها ويبحث خلفياتها وما يتصل بها من معلومات، وقد يناقشها أولًا مع أصحاب العلاقة ويعرف وجهات نظرهم حولها قبل عرضها على رئيسه، بحيث يحقق هذا اللقاء الهام البت النهائي في طريقة التعامل مع كل موضوع أو مشكلة أو معاملة والرد المناسب عليها أيضًا. وهذا أسلوب من الأساليب الراقية للاتصال بالمديرين والرؤساء، ولحفظ وقت الاثنين، وهو أسلوب يسرع الإنجازات وإنهاء المعاملات والبت في المواضيع والمشاكل، ويريح أعصاب المدير القيادي ورئيسه المباشر، ويوفر وقتهما، ويجنب قراءة المراسلات وكتابة المواضيع مرتين، ويحقق سرعة البت في أكثر الأمور بوجود الاثنين معًا، كما أن هذا الأسلوب أفضل من أسلوب وضعها في ملف العرض مع المعاملات والمراسلات الاعتيادية والنمطية والواضحة، وتركها لدى الرئيس المباشر الذي قد لا يطلع عليها إلا بعد يوم أو يومين بسبب انشغاله أو بسبب عدم تنظيمه واستغلاله لوقته بالشكل الصحيح.
أهمية الوقت في الإدارة الشاملة
يجب تسجيل الدخول للمشاركة في اثراء الموضوع
مواضيع لنفس المؤلف
مواضيع ذات صلة