مدونة د. مريم علي صالح العامري
أهمية الوقت في الإدارة الشاملة ج3
د. مريم علي صالح العامري | marum ali shalh alamiri
15/05/2020 القراءات: 2200
- المدير القيادي نشيط ولا يؤخر عمل اليوم إلى الغد
من العادات والصفات المهمة للمدير القيادي أنه لا يؤخر النظر أو البت في الأمور والمواضيع والمعاملات والمشاكل إلى وقت آخر، سواء الاعتيادية المتكررة أو الاستراتيجية وسواءً منها المالية أو الإدارية أو الفنية أو البشرية أو غيرها، مادام أنه يراجع أعماله بشكل يومي، وينظر فيما أنجز وما لم ينجز مما هو قائم به بنفسه، أو مما هو موكله لأحد المسؤولين أو الموظفين في المنظمة، وأنه يحاول النظر في جميع الرسائل الواردة له في هذا اليوم إلى الغد، ولا يؤجل القرارات والأعمال والعلاجات الممكن اتخاذها وإنجازها اليوم إلى غد؛ لأنه نشيط وأمين، وهو يزرع هذا النهج ويغرسه في مرؤوسيه ومن يعملون معه وفي سكرتاريته ومساعديه ويربيهم عليه.
(يقول عمر بن الخطاب رضي الله عنه آمرًا جميع المسؤولين في الحكومة الإسلامية: «إن القوة على العمل ألا تؤخروا عمل اليوم إلى الغد، فإنكم إن فعلتم ذلك تداكت عليكم الأعمال، فلا تدرون بأيها تبدؤون، وأيها تأخذون).
والمدير القيادي لا يسوف النظر في الوارد إليه من المراسلات والمعاملات والأعمال والمشاكل، ولا يستعمل التأخير والتأجيل إلى غد؛ لئلا يتراكم عليه الوارد إليه فيكون أكثر من الصادر عنه والمنتهي من عنده، فيقع في مأزق ويجد نفسه مع الوقت وقد ارتبكت أموره وتبعثرت أفكاره وكثرت أوراقه وتعطل عمل الآخرين المرتبط بنظره في تلك المراسلات والمعاملات والأعمال والمشاكل وتوجيهه أو تقريره عليها، ولذلك فهو ينجز وينهي كل ماورد إليه اليوم - ويبت فيه - في هذا اليوم قدر المستطاع، ويجعل لكل يوم إنجازه، وما يحتاج إلى مزيد نظر وتفكير فيضعه في جدول أو ملف المعلقات (PendingIssues) أو ملف الدراسة، أويعيده - إن كان مكتوبًا - إلى صندوق الوارد لينظر فيه غدًا.
- تعلم سرعة القراءة بالممارسة
ومما قد يساعد المدير في إنجاز المعاملات والتقارير والشرح عليها بسرعة، هو سرعة القراءة، التي يتعلمها بالممارسة أو بحضور دورات مناسبة فيها، وبخاصة قراءة التقارير الطويلة والخطابات المفصلة والشكاوي المعقدة، بحيث يتجه عند قراءتها تجاه المحتوى والخلاصة والمقصود من ذلك التقرير أو ذلك الخطاب، مثلًا بقراءة أوله وأوسطه وآخره بسرعة مركزة تمكنه من استيعاب الموضوع والمحتوى، مما يسهل عليه بعد ذلك توجيهه للجهة المناسة أو الشرح والتوجيه عليه بما يناسبه.
- لا تفوت «الساعة الهادئة»..
ينصح كل مدير بتخصيص ساعة هادئة أو ساعتين كل يوم، أو على الأقل ثلاث مرات في الأسبوع، وأفضل وقت لها أن يأتي قبل ساعات العمل الرسمية بنصف أو ربع ساعة ويأخذ معها الساعة الأولى من العمل حيث الهدوء وقلة الاتصالات والمقاطعات وعليه في هذه الساعة أن يغلق على نفسه تمامًا ولا يستقبل أية مكالمة، ولا يقابل أي أحد إلا للضرورة القصوى. وفي هذه الساعة إلى الساعتين سوف يتمكن من قراءة ومراجعة أو إعداد أو التعليق على عدد أكبر من التقارير والدراسات والخطط والمعلومات والأنظمة والسياسات والإجراءات واللوائح، والاطلاع على أكبر قدر ممكن من المراسلات والمعاملات ثم التوقيع عليها أو إحالتها وتوجيهها أو الشرح عليها، وذلك بما يوازي عمل يوم كامل أو أكثر، وبحيث أنه لو لم يستخدم هذه الطريقة لتأخرت عنده أيامًا وسببت له قلقًا وضغطًا وتسببت في تعطل وتراكم الأعمال.
وهذا روي أليكساندر يتحدث عن هذه الساعة المهمة بقوله: الساعة الهادئة هي إحدى أفضل تقنيات الإدارة التي تم ابتكارها حتى الآن. ساعة واحدة في اليوم بدون مكالمات هاتفية أو زوار أو لغو أو صياح، فقط الهدوء، والعمل بدون مقاطعة، يقوم مساعدك - في هذه الساعة - بالرد على المكالمات واستقبال الزوار وتلقي الرسائل للرد عليها لاحقًا، وتكون أنت في عالم آخر. قد تكون هناك استثناءات ولكن في أضيق الحدود الممكنة. مالفائدة؟ سوف تنجز في ساعة هادئة واحدة مايستغرق إنجازه في المعتاد ثلاث ساعات. وما أفضل وقت للساعة الهادئة؟ أول ساعات الصباح قبل أن تبدأ معدلات المكالمات والاجتماعات في التسارع.
أهمية الوقت في الإدارة الشاملة
يجب تسجيل الدخول للمشاركة في اثراء الموضوع
مواضيع لنفس المؤلف
مواضيع ذات صلة