أهداف و فوائد الإجراءات داخل الكيان المؤسسي
د صلاح أحمد علي الشخب | DR.SALAH AHMED ALI AL-SHOKOP
11/10/2021 القراءات: 2054
أهداف و فوائد الإجراءات داخل الكيان المؤسسي : تحقق الإجراءات المبسطة للعمال أهدافا وفوائد متعددة للمنظمة ولجمهور المنتفعين، فهي لا تؤدي إلى تخفيض النفقات فحسب ، بل تساعد على زيادة كفاءة وفاعلية المنظمة في القيام بأعمالها ، ومن فوائد وأهداف الإجراءات ما يلي : ١ - الإسراع في إنجاز المعاملات : إن التحديد المسبق للخطوات التي تمر فيها المعاملات يؤدي إلى الإسراع في إنجاز الأعمال، ويقلل من أوقات الانتظار على مكاتب الموظفين ، لأجل معرفة الخطوات التي يجب أن تمر فيها المعاملة ، ويؤدي ذلك بالتالي إلى السرعة في إنجاز المعاملات . ٢ - تحسين الخدمات المقدمة للجمهور: إن السرعة في إنجاز المعاملات، وعدم تكديسها ، و انتظارها أياما وأسابيع ، على مكاتب الموظفين ، من شأنه أن يقدم خدمة أفضل الجمهور المنتفعين . ٣ - توحيد أداء الأعمال الكتابية في المكاتب : تحدد للعمال المتشابهة إجراءات عمل موحدة وتؤدي بنفس الطريقة عندما تتكرر تلك الأعمال ، ويؤدي ذلك إلى توحيد الأعمال الكتابية في المكاتب . ٤ - تخفيض نفقات الأعمال الكتابية في المكاتب : إن اعتماد إجراءات موحدة للمعاملات المشابهة يؤدي إلى تصميم نماذج موحدة لها، مما يؤدي إلى تحقيق بعض التخفيض في نفقات القيام بالأعمال الكتابية. ٥ - التقليل من المجهود الفكري للموظفين : تساهم الإجراءات في التقليل من المجهود الفكري والعصبي للموظفين ، فالرئيس الإداري يقوم بوضع سياسية موحدة وإجراءات موحدة لمعالجة الموضوعات المتشابهة من المعاملات ، ويقوم الموظفون التنفيذيون بتنفيذ تلك السياسية ولا يتوقفون ، أثناء قيامهم بالأعمال . ٦ - تجنب الفوضى في القيام بالأعمال في المنظمة : إن وضع سياسات وإجراءات محددة المواجهة الحالات والاحتمالات التي تواجه سير العمل في المنظمة، وإتباع الموظفين لها عند قيامهم بأعمالهم، يؤدي إلى القيام بالأعمال بشكل متجانس ويقضي على الفوضى والارتجالية في المنظمة وذلك عندما يسمح لكل موظف أن يقوم بتنفيذ الأعمال حسب طريقته الخاصة ٧ - إحكام الرقابة على تنفيذ الأعمال : إن وجود خطوات متسلسلة ومحددة لسير المعاملات ضمان بأن تنفيذ كل المعاملات حسب الطريقة المقررة لها سلفا ، ويقلل ذلك من فرص الخطأ والنسيان عند القيام بالأعمال ، ويساعد الإدارة على إحكام الرقابة على تنفيذ الأعمال . ٨ - رفع الحالة المعنوية للموظفين : إن إتباع إجراءات حديثة ومبسطة عند القيام بالأعمال ، يؤدي إلي التقليل من القد مر بين الموظفين ، وينتج التذمر عادة من كثرة العمل الروتيني الذي يقوم به الموظف ، كما أن تبسيط الأعمال وتخفيفها من شأنه أن يساعد على رفع معنويات الموظفين وزيادة حبهم لأعمالهم . أبعاد إجراءات العمل : للاجراءات عدة جوانب ، وأبعاد مترابطة ، وتتمثل هذه الجوانب أو الأبعاد في الأتي : ١ - البعد التصميمي : ويتعلق بتصميم الإجراءات من حيث الشكل والمحتوى والخطوات فالتصميم الجيد ، حافز للنجاح وتطبيق الإجراء بفاعلية . ٢ - البعد الإنساني : ويتمثل عن الأشخاص المعنيين بالإجراءات ، وتطبيقها كالمستفيدين والعاملين . ٣ - البعد المالي : ويشير إلى الأمور المالية المتعلقة بتصميم الإجراءات ، وتطبيقها . ٤ - البعد القانوني أو التشريعي : إذا إن تصميم الإجراءات، وتطبيقها لابد أن ينسجم مع قوانين المطبقة . ٥ - البعد البيئي : أي الملائمة بين الإجراءات والبيئة بأبعادها السياسية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية ، بحيث تكون الإجراءات مقبولة وسهلة التطبيق من قبل المتعاملين معها . خصائص إجراءات العمل : لكي تكون الإجراءات فعالة لابد لها أن : ١ - تكون منسجمة مع الإطار العام لسياسة المنظورة ومنبثقة من أهدافها ولا تتعارض معها . ٢ - تتميز بالبساطة والوضوح والمنطقية والبعد من التعقيد ، ولا تؤدي إلى تكرار العمل الواحد دون مبرر . ٣ - تؤسس على حقائق وأرقام فعلية لا على افتراضات ، وأن تكون ممكنة التطبيق دون مشاكل أو عوائق . ٤ - تأخذ بعين الاعتبار التسهيلات المادية والبشرية وطبيعة العمل المؤدى . ٥ - تكون متكاملة وغير متعارضة وتؤدي إلى تحقيق الهدف . ٦ - تتوافر فيها صفة الاستقرار"Stability" والمرونة "Flexibility" في آن واحد ، ويعني الاستقرار ثبات خط السير المقرر نحو تحقيق الهدف ، وتشير المرونة إلى إمكانية التعديل والتغيير بما يتفق والظروف المحيطة . ٧ - ألا تكون مسجلة ومكتوبة لكي تغدو مرجعا لجميع الخطوات التفصيلية للتنفيذ ، وذلك تلافي التعريف وسوء الفهم . ٨ - يتم تدريب العاملين عليها وتتم مراجعتها للتأكد من صلاحيتها في ضوء الظروف الخاصة .
إجراءات / فوائد / مؤسسي / معاملات / كيان / رقابة / حقائق
يجب تسجيل الدخول للمشاركة في اثراء الموضوع