المستشار الإداري ومقوماته لأداء وظيفته
د صلاح أحمد علي الشخب | DR.SALAH AHMED ALI AL-SHOKOP
17/06/2021 القراءات: 2796
بادئة ..
يطلق على الشخص الذي يقوم بممارسة أعمال واختصاصات التنظيم والأساليب مسمى ((المحلل الإداري)) أو ((الباحث الإداري)) أو «أخصائي التنظيم وطرق العمل » أو((خبير التنظيم)). وفي بريطانيا يطلق عليه اسم "ضابط أو أخصائي التنظيم وطرق العمل » (O & M Officer or O & M Mian)، أما في الولايات المتحدة الأمريكية فيطلق عليه اسم المحلل الإداري (management Analyst). ومهما تكن التسميات متنوعة ومختلفة، فإننا سنستخدم لأغراض هذا البحث مسمى «المستشار الإداري» لنشير بذلك إلى الشخص المختص بممارسة أعمال التنظيم والأساليب في المنظمات الإدارية. وسنقدم فيما يلي تعريفة للمستشار الإداري.
(١) تعريف المستشار الإداري
يطلق على الشخص الذي يقوم بدراسة المشكلات الإدارية في المنظمات، وتقديم الحلول المناسبة لها اسم المستشارالإداري (Management Consultant ) ولإيضاح وظيفة المستشارالإداري، والدورالذي يقوم به، فسيتم عرض بعض التعاريف الشاملة، ففي هذا الخصوص بين معهد المستشارين الإداريين البريطاني ('IMC) «أن المستشار هو الشخص المؤهل الذي يتمتع باستقلال ذاتی، وهو الذي يقوم بفحص، وتشخيص، وتحديد المشاكل ذات الصلة بالسياسات، والتنظيم، والوسائل والإجراءات، ويخلص من ذلك إلى توصيات ملائمة، ويساعد في وضعها موضع التنفيذ " .
وهناك تعريف آخر للمستشار الإداري يبين أن المستشار هو شخص مؤهل علمية وعملية، ولديه مقدرة وميل، إلى إرشاد ومساعدة الإدارة في تحديد وحل مشاكل إدارية معينة . ويلاحظ وجود تشابه بين هذين التعريفين، فهما يبينان أن المستشار شخص مؤهل علمية وعملية، وانه يقدم مساعدة للإداريين في المنظمة، وذلك بتشخيص المشاكل، ثم بوضع توصيات لحلها.
ويشبه الكاتب (ج. ريبولد) المستشار الإداري الكفؤ بالطبيب الماهر، فكلاهما يشخص المرض أولا، ثم يقدم العلاج. والمستشار الإداري مختص بأمراض المنظمات الإدارية، فهو يشخص أسباب ضعف وفشل المنظمات في القيام بأعمالها، ويقدم الاقتراحات والحلول المناسبة لمعالجتها. والطبيب دوره واضح في مجال تشخيص ومعالجة الأمراض البشرية. وهناك وجه آخر يتشابهان فيه، وهو التخصص، ففي مجال الاستشارات الإدارية يوجد العديد من التخصصات مثلما هو الحال في مجال ممارسة مهنة الطب.
وبإيجاز، فإنه يمكن تعريف المستشار الإداري، بإنه " الشخص المتخصص الذي يقوم بدراسية المشكلات الإدارية، وغيرها من الصعوبات التي تواجه المنظمات، ويقوم بتقديم الحلول المناسبة، والمشورة للإداريين بشأنها. "
(٢) القدرات والمهارات والصفات الأساسية للمستشار الإداري
يقوم المستشار الإداري بإجراء الدراسات، وتقديم التوصيات لحل المشاكل التي تواجه المنظمات وحتى يتمكن من الاضطلاع بمهمته على الوجه الأفضل، ولكي يكون مستشارة ناجحاً، فقد روي أنه من الضروري توفر القدرات والمهارات والصفات التالية فيه :
(أ) الخبرة بتخطيط وتنفيذ الاستشارة
تمر الاستشارة بعدة مراحل، كتحديد الهدف ووضع الخطة، وجمع المعلومات، وتسجيلها وتحليلها، وتقديم التوصيات والتنفيذ والمتابعة. و"المستشار الناجح" هو الذي تكون لديه خبرة طويلة بالجوانب التخطيطية للعملية الاستشارية، وبكيفية تنفيذها، لكي تؤدي الاستشارة النتائج المرجوة منها.
(ب) توفر المهارة التحليلية :
يجب أن تتوفر لدى المستشار الإداري المهارة والقدرة على التحليل والاستفادة من المعلومات التي يجمعها، واكتشاف المشاكل التي تواجه المنظمات، ثم تقديم الحلول المناسبة لها.
(ج) القدرة على انشاء علاقات مع الآخرين :
إن طبيعة عمل المستشار تتطلب منه أن يكون اجتماعية، محباً للآخرين، ومتمرساً في كيفية إنشاء علاقات معهم، ولا سيما مع المسؤولين والعاملين في المنظمات لأن نجاح الاستشارة في مراحلها المختلفة، يعتمد بشكل أساسي على العلاقات التي يكونها المستشار معهم، وعلى ثقتهم به.
(د) القدرة على الإصغاء والانتباه الجيد :
من أجل جمع المعلومات من الموظفين والرؤساء فلا بد أن تتوفر لدى المستشار القدرة على الإصغاء، والانتباه الجيد. وأن عليه أن يبدي الاهتمام الكافي لأقوالهم، وأن لا يقاطعهم أثناء كلامهم.
(ه) بعد النظر:
ينبغي أن يكون لدى المستشار بعد نظر عند دراسته وتحليله للمشاكل، حتي يمكنه التنبؤ بالمستقبل، ويقدم الحلول الملائمة للمشكلة، ويجب أن تنصف الحلول التي يقدمها بالواقعية والموضوعية.
(و) المهارة في عرض المعلومات والتوصيات :
إن لعرض المعلومات والتوصيات بشكل جذاب، دورة كبيرة في قبول المسؤولين لتلك التوصيات، ثم في تنفيذها في المنظمة. وتعرض التوصيات على شكل خرائط تنظيمية وأشكال بيانية، وجداول إحصائية، وتستخدم الوسائل السمعية والبصرية في عملية العرض. وتقدم التوصيات للرئيس الإداري على شكل تقرير مرتب، واضح وسهل الفهم والاستيعاب لمن يضطلع على محتوياته.
(ز) القدرة على الإقناع :
إن نجاح المستشار في مهمته يعتمد على مدى اقتناع المسؤولين بأهمية التوصيات التي يقدمها لهم، ومن ثم تطبيق تلك التوصيات في المنظمة، ولذا يجب أن تتوفر لدي المستشار المقدرة التامة للتعبير عن نفسه تكلما وكتابة، وبشكل واضح. كما يجب أن يتصف بفصاحة اللسان، وقوة الحجة والبيان، حتى يستطيع إقناع المسؤولين، وذوي العلاقة، بأهمية توصياته.
(ح) الموضوعية :
تعتبر الموضوعية من أهم الصفات التي يجب أن يتحلى بها المستشار الإداري. فالحل الذي يقدمه يجب أن يعبر عن وجهة نظر مستقلة، بعيدا عن التحيز، ومداراة ذوي النفوذ والسلطان .
(س) الخبرة الواسعة :
يتمتع المستشار القدير بخبرة واسعة مكتسبة من ممارسته لعمله في العديد من المنظمات المختلفة، ومن حله للكثير من المشاكل الإدارية خلال سنوات عمله في هذا المجال .
مستشار / اداري / محلل / أخصائي
يجب تسجيل الدخول للمشاركة في اثراء الموضوع