مفهوم الإجراءات الإدارية داخل المؤسسات
د صلاح أحمد علي الشخب | DR.SALAH AHMED ALI AL-SHOKOP
17/06/2021 القراءات: 9051
مفهوم الإجراءات:
هي مخطط يوضح طريقة مرغوبة من تناول فعلي بمستقبل معين ، والإجراءات موجودة في كل جزء من أجزاء المنظمة ؛ أعضاء مجلس الإدارة مثلا يتخذون عدة إجراءات مختلفة عن تلك التي يتبعها المساعدون . والفرق بين السياسات والإجراءات أن من سياسات المنظمة مثلا منح إجازات الموظفين ولكن الإجراءات تحدد كيفية تطبيق هذه السياسات .
وتعرف الإجراءات بأنها "سلسلة الأعمال والخطوات والمراحل التي يجب اتباعها لتنفيذ عمل ما"، فهي عبارة عن المسار الذي يجب اتباعه داخل المنشأة لإتمام عمل من الأعمال .
ويقصد بإجراءات العمل ، أو روتين العمل أنها الخطوات التفصيلية أو المراحل التي تمر بها المعاملة من البداية إلى النهاية .
والاجراءات ( كما عرفها نيومل) هي " سلسلة من الفعاليات الكتابية ، ويشترك فيها عدد من الناس من إدارة ما ، أو عدة إدارات ، وتصمم لأجل التأكد من أن العمليات المتكررة تعالج بطريقة موحدة ".
وتعرف الإجراءات بأنها: " هي مجموعة من المهام المترابطة مع بعضها بعضاً والمرتبة تسلسلياً وفقاً لتتابع حدوثها لتشكل أسلوب أداء العمل " .
ويتضمن الإجراء وفقا لهذا المفهوم تحديد كيفية أداء العمل (How) ومتي يكون وقت الأداء (When )، ومن المسؤول من هذا الأداء ( Who) .
والإجراءات هي " طرق محددة سلفا لكيفية القيام بالأعمال وهي خطط موضوعة الى الموظفين لأجل اتباعها عند القيام بالأعمال المتكررة ، وهي تترجم الخطط والسياسات العامة إلى أسلوب محدد لاتخاذ القرارات والقيام بالأعمال "
وعندما تصمم الإجراءات يحدد فيها نوع العمل الذي سيقوم به الأفراد المشتركون في إنجاز المعاملة ، ويبين تسلسل الخطوات والمعاملة والأشخاص ، الواجب اشتراكهم في إنجازها ولكل خدمة أو وثيقة رسمية تعمل عليها من الدوائر الحكومية طريقة خاصية القيام بها .
ما يلاحظ من خلال دراسة الإجراءات :
نرى أنها تمر في سلسلة من الخطوات بعضها ضروري لا يتم تأدية الأعمال بدونه ، وبعضها الآخر ليس ضرورية ويمكن تبسيطه أو إلغاؤه أو تعديله إذا اقتضت الضرورة ، فالإجراءات يمكن اعتبارها دليلا للموظف ، يسير عليها للقيام بالمهام والواجبات اللازمة للأداء.
فعند القيام بالبناء التنظيمي، لابد من توضيح الإجراءات وأساليب العمل الواجب إتباعها للوصول إلى الأهداف المرسومة ، لذلك يمكن تعريف الإجراءات بأنها " طرق محددة سلفا لأداء الأعمال وهي مجموعة من الخطوات و المراحل التي تمر بها المعاملة من أجل تقديم خدمة أو تحقيق هدف محدد " .
وعند ملاحظة مظاهر تعقيد الإجراءات يجب على الإدارة طلب إجراء دراسات لحل مثل هذه المشكلة ، وهنا لابد من طرح الأسئلة اللازمة والتي قد تكون بداية للعمل على حل هذه المعوقات ويجب أن تتضمن هذه الأسئلة:
• أسباب تعقيد الإجراءات .
• أين توجد هذه المعوقات أو التعقيد ؟
• الحلول اللازمة وكيف يمكن الوصول إليها ؟
مما سبق يمكن القول أن الإجراءات هي " مجموعة من الخطوات المنظمة التي يتم عن طريقها إنجاز الأعمال " ، ومن الأمثلة على هذه الإجراءات :
١ - إجراءات البيع والشراء .
٢ - إجراءات تعيين وترقية الموظفين .
٣ - اجراءات تقديم خدمة معينة .
لزيادة فاعلية الإجراءات فينبغي أن توفر ما يلي :
أ - أن تكون شاملة ومرتبطة فعلا بالأهداف المنشودة .
ب - أن تكون نمطية وتستند إلى معايير محددة حتى يسهل حصر المسؤولية من قبل الأشخاص الذين يمارسونها .
ج - ينبغي أن ترتبط الإجراءات بالخطوات الرقابية في المنظمة حتي يمكن التأكد من أن ما يتخذ من اجراءاته لا يتعارض مع الأهداف المطلوب بلوغها من إنجاز عمل معين.
د - أن تستند الإجراءات على نفس العمليات التي يؤدي فيها نفس العمل في كل مرة .
ه - أن تتميز بالثبات ولكن مع المرونة - بمعنى أن نفس الإجراءات يجب أن تطبق على نفس العمليات مع كل مرة يد فيها نفس العمل .
و - التحديث : بمعنى أن لا تكون ثابتة بمعني الجمود ، خاصة أن العصر يتميز بالتغيرات الهائلة في كل شيء .
ز - أن تتميز بالبساطة بدلاً من التعقيدات والروتين الممل ، وأن تكون واضحة ومفهومة من جانب كل الذين يقومون بالتخلي أمرها .
ح - ينبغي تعليل الإجراءات لمنع الازدواجية والتعارض والتكرار.
وتحقق الإجراءات دورا مهما في أعمال المنظمة اليومية حيث تساعد على إيجاد طريق واضحة ومحددة لكل العاملين في المجال الإداري.
إجراءات العمل و السياسات :
للإجراءات ارتباطا وثيقاً بالسياسة الإدارية في المنظمة ، فالسياسة ترسم المبادئ العامة وتضع الخطوط العريضة ، وتبين القواعد الكلية التي تحكم التفكير والتنفيذ في الظروف المتشابهة دون تحديد خطوات التنفيذ ؛ أما الإجراءات فتحدد في إطار السياسة ، خطوات التنفيذ مرتبة من تتابع زمني وفق ما يحددها الزمنية والمسؤول عن أدائها .
وبالتالي فإن الإجراء أكثر تحديدا من السياسة، إذ ترسم الإجرام اشد خطوات مرتبة نحو تحقيق الهدف، فإذا كانت السياسة ترسم الطريق للعاملين لتحقيق الأهداف فإن الإجراءات تأتي لتعدد طبيعة وصفات ذلك الطريق، فالعلاقة بين الإجراءات والسياسات علاقة تكاملية، والسياسات تحدد ما يجب عمله والقيام به للوصول إلى الهدف، في حين تحدد الإجراءات كيفية الأداء.
إن السياسة مرشد للتفكير واتخاذ القرار في حين أن الإجراء هو تطبيق للسياسة ، والسياسات ما هي إلا مجموعة من القواعد العامة والخطوط العريضة التي توجه تفكير المديرين عند التنفيذ ، أما الإجراءات فإنها تتضمن أعمال أكثر تحديدا وفق تسلسل منطقي حتى يتسنى إنجاز العمل ، والطريقة هي أكثر تحديد من الإجراءات على أساس أنها توضح أسلوب عمل جزئية واحدة أو خطوة واحدة من خطوات الإجراءات .
ادارة / اجراءات / مؤسسات / منظمة / خطوات / مخطط / مسار /سلسلة
يجب تسجيل الدخول للمشاركة في اثراء الموضوع